Desde o início de 2019, o Governo do Estado vem intensificando os processos de transformação digital, com foco na oferta de serviço público mais eficiente aos cidadãos. Um deles, o e-Docs – Sistema de Gestão Arquivística de Documentos e Processos Administrativos do Estado do Espírito Santo – permite a tramitação de documentos avulsos, como ofícios, comunicações e instruções de serviços, além de processos administrativos em ambiente 100% digital, eliminando completamente o uso do papel.

Com a intensificação de adoção do trabalho remoto, o sistema tem sido uma das principais ferramentas para a manutenção da produtividade dos servidores e das atividades do Governo, desde a implementação de medidas de redução de circulação e aglomeração de servidores públicos, visando ao enfrentamento da Emergência de Saúde Pública decorrente do novo Coronavírus (Covid-19). O e-Docs conta hoje com 94 mil processos em tramitação e 3,8 milhões de documentos avulsos.

A ferramenta tem uma interface que facilita o uso por parte dos servidores públicos, o que contribui para o ganho de produtividade, em especial neste momento, em que há demandas urgentes para solucionar. “Atualmente, o sistema permite a interação dos cidadãos com os órgãos do Governo, por meio digital, que, além de facilitar a vida de um grande grupo de usuários, contribui para a redução da circulação de pessoas que buscam atendimento nos órgãos públicos”, diz a secretária de Estado de Gestão e Recursos Humanos, Lenise Loureiro.

Segundo dados da Secretaria de Gestão e Recursos Humanos (Seger),são 7.411 servidores em home office ou revezamento. A orientação é para que os órgãos privilegiem a maior carga horária possível de trabalho nas atividades remotas, dentro do regime excepcional de revezamento de jornada de trabalho, entre presencial e remoto, dando continuidade aos serviços públicos.

Para garantir a qualidade dos serviços prestados, os servidores lançam mão da tecnologia para a realização de tarefas diárias e tramitação de processos. As reuniões de trabalho têm sido feitas por vídeo ou teleconferência e a utilização do e-Docs está crescendo mensalmente.

A transparência nas atividades desenvolvidas também é ponto de destaque no uso do e-Docs. O sistema está adaptado à Lei 12.527/11, a Lei de Acesso à Informação (LAI), facilitando o acesso de cidadãos e organizações aos documentos e processos administrativos. “O e-Docs trouxe diversos benefícios para a gestão pública, como a redução de custos operacionais com produção de papel e deslocamento de processos por mensageria, facilidade de acesso às informações, transparência e segurança dos dados. Já o trabalho remoto traz não só a economicidade com gastos, como consumo de água e energia, mas contribui para o controle do avanço da pandemia no Estado e nos faz refletir mais sobre o teletrabalho como modelo a ser ampliado no Espírito Santo”, completa a secretária Lenise Loureiro.

Com a criação do Teletrabalho, pela Lei 874, de 2017, servidores de diversos órgãos do Poder Executivo já exercem as atividades remotamente, demonstrando que essa metodologia vem ganhando cada vez mais espaço nas relações de trabalho. Como desenvolvimento das tecnologias da informação, a consequência é o aumento de produtividade e de qualidade no que é entregue pelos servidores, além da promoção de cultura orientada a resultados, com foco no incremento da eficiência e da efetividade dos serviços prestados à sociedade.

Texto: Lívia Francez

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